Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
De Algemene verordening gegevensbescherming, kortweg AVG, heeft als doel om het omgaan met persoonsgegevens goed te regelen. De regels in deze wet geven bescherming over het omgaan met persoonsgegevens en verplichten organisaties om beleid op te stellen, zodat de wet goed wordt uitgevoerd.
Bij mijnplein hebben we hiervoor ook beleid opgesteld. Juist in het onderwijs gaan we dagelijks om met persoonsgegevens en een zorgvuldige omgang is dus van groot belang. Graag informeren wij u over de werkwijze op de mijnplein-scholen.
Privacy is een belangrijk grondrecht. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je privacy gerespecteerd wordt. Binnen mijnplein gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacy beleid van onze stichting. De gegevens, die over leerlingen en/of ouders gaan, noemen we persoonsgegevens.
Wij maken gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In de privacyverklaring op onze website kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders, bijvoorbeeld bij de inschrijving van een leerling op onze school. Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens.
Voor het gebruiken van persoonsgegevens voor overige doeleinden vragen wij vooraf toestemming van de ouders. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van beeldmateriaal. Deze toestemming kunnen ouders te allen tijde intrekken. Als u toestemming heeft gegeven blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan. We verwachten dat ook van de ouders die kinderen op onze school hebben en die meehelpen bij schoolactiviteiten. Kinderen krijgen les in bewustwording omtrent gegevensbescherming en privacy.
De persoonsgegevens en de vorderingen worden vastgelegd in ons schooladministratiesysteem, een systeem dat conform de regels is ingericht. De programma’s zijn beveiligd en toegang tot gegevens is beperkt tot de betrokken medewerkers van onze school.
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerling gegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen.
Informatie over leerlingen wordt alleen gedeeld met andere organisaties als ouders of verzorgers daar toestemming voor geven, tenzij deze uitwisseling verplicht is volgens de wet.
Tot slot vragen wij uw aandacht voor een specifiek onderwerp:
Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school maken wij gebruik van Basispoort, het toegangsplatform voor digitaal leren in het basisonderwijs. Deze applicatie maakt het geven van onderwijs op maat, via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van een online toets is alleen mogelijk als de leraar weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor is uitwisseling van een beperkt aantal persoonsgegevens nodig. Basispoort voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Basispoort en alle aan Basispoort gekoppelde omgevingen hebben ook het Privacy Convenant Onderwijs ondertekend. De school heeft met Basispoort een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over het gebruik van de persoonsgegevens. Daarmee handelt de school ook conform de AVG. Bij Basispoort worden geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
Coach gegevensbescherming en functionaris gegevensbescherming
Om op de scholen het beleid rond AVG goed te begeleiden en nieuw beleid te implementeren is er op elke school een ‘coach gegevensbescherming’. Deze taak wordt door een van de medewerkers uitgeoefend. Hoofdonderdelen van deze taak zijn:
- op school ervoor zorgen dat het AVG-beleid conform de afspraken wordt uitgevoerd
- medewerkers informeren over het bestaande beleid en nieuw beleid
- vragen over het beleid en de werkwijze behandelen
- toezien op een goede uitvoering van AVG-regels bij de invoering van nieuwe software
- contact onderhouden met de coaches van de mijnplein-scholen en de functionaris gegevensbescherming
Als u vragen hebt over onderwerpen met betrekking tot het AVG-beleid dan kunt u dit mailen aan c.koggel@mijnplein.nl
Op mijnplein-niveau is er ook een functionaris gegevensbescherming (FG-er). De FG-er houdt toezicht op stichtingsniveau de werkwijze, het beleid en de uitvoering rond de AVG. Gevraagd en ongevraagd kan de FG-er het bestuur, de scholen of de GMR van advies voorzien. Een belangrijke taak van de FG-er is ook om alle geledingen te informeren over nieuw ontwikkelingen en te ondersteunen bij de invoering hiervan.
Elke organisatie in het onderwijs is verplicht om een FG-er aan te stellen. Bij ons is de FG-er mw. Susanne Grob. U kunt haar bereiken via de coach gegevensbescherming van uw school. Dat mailadres treft u hierboven aan.
De route voor vragen rond de AVG is als volgt:
1. u stelt uw vraag aan de coach gegevensbescherming van uw school.
2. op basis van het beleid kan de coach uw vraag beantwoorden. Indien nodig neemt de coach contact op met de functionaris gegevensbescherming om de vraag te bespreken.
3. via de coach ontvangt u ook het antwoord op de vraag.
Op de website www.mijnplein.nl treft u onze privacyverklaring aan.